E-ticaret işinde maliyet hesaplamaları yaparken, dikkat etmeniz gereken durumları değerlendirmeniz oldukça önemlidir. E-ticaret şirketinizin karlı olması ve karlılığını devam ettirebilmek için e-ticarette gelir gider hesaplama işlemini detaylı olarak yapmanız gerekmektedir. Şirketinizin gelir durumu, nakit akışını, gider ve harcamalarını hesaplayarak şirketinizin devamlılığını sürdürebilmek için karlılığını belirleyebilir ve işinizi karlı bir şekilde yapmak için stratejilerinizi hazırlayabilirsiniz. Ayrıca kendi muhasebenizi kendiniz tutabileceğiniz gibi bir mali müşavirle de çalışabilirsiniz. Muhasebe için gelir ve giderlerinizi hesaplarken dikkat etmeniz gereken önemli unsurlar bulunmaktadır. Hesaplamalar hakkında bilgi almanız için yazımızda gelir ve gider hesaplamaları hakkında detayları paylaştık.
Gelir ve Gider Hesaplamaları Nasıl Yapılır?
Gelir-Gider Tablosu İçin Püf Noktalar
Her ne kadar kesin görünseler de henüz gerçekleşmemiş satışlar ya da elde edilecek kârlar işlemler tamamlanmadan e-ticarette gelir gider hesaplama tablosuna işlenmemelidir. Bir dönem içindeki satış ve karlar için yapmanız gereken harcamalar ve zararlar tabloda beraber hazırlanmalıdır böylelikle rahatlıkla karşılaştırma yapabilirsiniz. Sahip olduğunuz bazı malların sizi ileride başka harcamalar yapmaya iteceğini hesaplayıp onlar için uygun aralıkları bırakmanızda fayda var. Harcamalar için ayırdığınız miktarları da düzenli ve dengeli bir şekilde ayırmalısınız.
Borçlanmalar ya da geri ödemelerle farklı dönemlerin kârları diğer dönemlere aktarılmamalıdır. Her dönemin kazancını yalın bir şekilde görmeniz e-ticarette gelir gider hesaplama tablosunun temel işlevidir. Gelir tablosunun bölümlerinde şunlar yer alır;
- Brüt Satışlar
- Satış İndirimleri
- Net Satışlar
- Maliyetler
- Faaliyet Giderleri
- Faaliyet Kârı veya Zararı
- Diğer Faaliyetlerden Olağan Gelirler
- Diğer Faaliyetlerden Olağan Giderler
- Finansman Giderleri
- Olağan Kâr veya Zarar
- Olağan Dışı gelirler
- Dönem Kârı veya Zararı
- Vergi
Gider Kalemlerini Tek Tek Belirlemek
Gelir gider hesaplamaları yaparken, şirketinizin tüm giderlerini eksiksiz belirlemeniz gerekmektedir. Bu giderleri aylık olarak hazırlayarak, yıllık toplam giderlerinizi de hesaplarken size yardımcı olacaktır. Küçük giderlerinizi bile önemseyerek bu listeye eklemeniz gereklidir; çünkü bu küçük giderler dahi kasanızdan para çıkmasına neden olacaktır. Bu harcamalar şirketinizin yapısına ve büyüklüğüne göre değişiklik gösterebilir; ancak en ufak gider kaleminin dahi bu listeye eklenmesi bir hayli önemlidir. Gider kalemlerinde şunları ele alabilirsiniz;
- Ofis / depo kirası
- Ofis masrafları (gıda, çay, kahve, kağıt, temizlik ürünleri vb.)
- Bilgisayar, donanım vb. araçların bakım ücretleri ve/ya kiraları
- Çalışanların maaş ve sigortaları
- Vergiler
- Depo maliyetleri
- Satılmayan ürünlerin depo maliyetleri
- Düzenli olarak kullanılan yazılımların ücretleri
- Kargo ücretleri
- İade ürünlerin masrafları
- Satılan ürünler için gerekli izin ve lisanslar (Eğer varsa)
- Pazarlama ve reklam harcamaları
Muhasebe Defterinizi Düzenli Tutmak
E-ticarette gelir ve giderlerinizi hesaplamanın ve muhasebe defterinizi düzenli bir şekilde tutmanız önemlidir. Muhasebe defterinde yaptığınız tüm harcamaların ve nakit akışlarının detaylarını tutmanız, şirketinizin karını hesaplarken bütün harcamaları ve gelirleri göreceğinizden hesaplarınız daha düzenli ve kolay olacaktır. Kendi muhasebenizi kendiniz tutabileceğiniz gibi bir mali müşavirle de çalışabilirsiniz. Muhasebe hatalarını en aza indirgemek için bir mali müşavir ile çalışmak size yararlı olacaktır; çünkü gelir gider hesaplama yapmak dışında ayrıca ödeyeceğiniz vergilerin hesabının tutulması konusunda size olumlu sonuçlar kazandıracaktır. Muhasebe defteri üzerinde, şirketizde yapılan tüm harcamaları kalem kalem tutabilir, bu harcamaları aylık,çeyreklik ve yıllık olarak takip edebilirsiniz. Yaptığınız satışlar sonrasında da kestiğiniz faturaların kaydını işleyerek, nakit akışınızı doğru bir şekilde kayıt altında tutup, gelirlerinizi de hesaplayabilirsiniz. Giderlerde olduğu gibi aylık, çeyreklik ve yıllık raporlarınızı da muhasebe defteriniz üzerinde tutabilirsiniz.
Gelir Kalemlerini Belirlemek
E-ticaret şirketinizin en büyük gelir kalemi, internet üzerinden yaptığınız bütün satışlardır ve bu satışları muhasebe defterinizin üzerinde kaydını tutmanız gerekmektedir. Burada gelen ödemelerin türlerine göre nakit akışınız değişiklik gösterecektir. Kredi kartı ödemeleri vadeli olarak hesabınıza aktarıldığı için nakit akışınız da değişiklik gösterecektir. Havale ile yapılan işlemler ve kredi kartı işlemlerini ayırarak, gelirlerinizi bu şekilde işlemeniz önemlidir.
Satılan Ürün Maliyetlerini Hesaplamak
E-ticaret açısından satılan ürünlerin toplam maliyet ve giderlerinin yanı sıra ürünün satış fiyatı da maliyetleri doğrudan etkilemektedir. Satılan ürünlerin size ne kadara mal olduğunu hesaplamalı ve şirket giderlerinizin kalemlerine eklemeniz gerekir.
Satılmayan Ürünlerin Maliyetleri
Satılan ürünlerin bir maliyeti olduğu gibi satılmayan ve stokta kalan ürünlerin de şirketinize belirli bir maliyeti olmaktadır. Bu maliyet giderlerini de gider hesaplarınızın arasına eklemeniz gerekmektedir. Eğer zaman içerisinde değer kaybeden ürünleriniz varsa; ya da depoda belli bir raf ömrü bulunan ürünleriniz bulunuyorsa, bunların satışını gerçekleştirememe durumunda bu ürünlerin maliyetleri artacaktır. Stokta kalan ürünler, depo maliyeti oluşturacaktır; çünkü deponuzda belli bir alanı kaplayacağı için yeni bir ürün alma durumunuzda ekstra bir depo kiralama maliyetiniz oluşabilir. Bunun yanı sıra ürünlerin belli bir raf ömrü olduğunda, ürünleri tedarikçiden temin ettiğinizde ki fiyatı baz aldığınız fiyata satamayabilirsiniz. Bir de zaman içerisinde ürünün değerini kaybetmesi söz konusu olduğunda zararına satışlar yapmak zorunda kalırsınız. Zararına satış yapmanız şirketinizin kasasından para çıkmasına neden olacak ve karlılığınızı düşürmeye başlayacaktır. Bu sebeplerle de stokta kalan ürünleriniz de masraflarını bu gelir gider hesaplama sürecine dahil etmeniz gerekmektedir.
İade Ürünlerin Giderleri
E-ticaret işi yaparken sattığınız ürünlerin iadesiyle de uğraşmanız gerekecektir. Müşteri herhangi bir sebepten dolayı ürün iadesi yaptığında, ürünün bedeli tüketiciye iletilmektedir. Ayrıca ürün denenmesi veya paket açılması gibi durumlarda, ürünün değer kaybetmesi ve iade sürecindeki kargo masrafları da ekleneceğinden bu toplam maliyet de gider kalemi olarak işleme alınmalıdır.
Pazarlama ve Reklam Bütçenizi Dahil Edin
Şirket giderlerinizi belirlerken pazarlama ve reklam harcamalarınızı da gider kalemi olarak göstermelisiniz. Gelir gider hesaplama sürecinde, ne tür çalışmalar karşılığında, ne kadarlık bir para ödediğinizi listeleyerek, genel olarak şirketinizin pazarlama ve reklam harcamalarını belirleyebilirsiniz. Yaptığınız çalışmaların ne kadar verimli olduğunu görmek için de yatırım getirisini hesaplayabilirsiniz. Harcadığınız reklam ücretleri karşılığında ne kadar olumlu yönde geri dönüş aldığınızı ve bir müşteri kazanımı için ödediğiniz pazarlama ve reklam bütçesini de belirleyerek, reklam stratejileriniz için en ideal bütçeyi oluşturabilirsiniz.
Ayrıca reklam ve pazarlama açısından yardım almak için şu yazımıza göz atabilirsiniz; E-Ticaret İçin Reklam ve Pazarlama Planlamaları